Klant handleiding

Inloggen

Ga naar het klantportaal van Veloyd: https://app.veloyd.nl. Hier kun je een wachtwoord aanmaken door op Wachtwoord vergeten? te klikken. Vul hier het emailadres in dat met de vervoerder afgesproken is. Op dit emailadres ontvang je een email om een wachtwoord aan te maken. Vervolgens kan met de combinatie van emailadres en wachtwoord ingelogd worden.

U komt na inloggen in het zendingenscherm, hier ziet u een overzicht van alle zendingen die zijn aangemaakt.

Algemene instellingen

Veloyd biedt de mogelijkheid om diverse instellingen te configureren via het menu Instellingen rechtsboven.

In dit menu staan links diverse menu-items waarvan bedrijfsgegevens de bovenste is. Hier kunt u uw bedrijfsgegevens invullen, uw logo uploaden, bedrijfskleur instellen en een eigen SMTP server instellen voor emails.

Instellen SMTP server

Hier kun je er voor kiezen om emails via de eigen SMTP server te laten verlopen. Emails worden dan verstuurd vanuit het eigen emailadres. Dit adviseren wij om zo het aantal emails dat bij de ontvanger in de ongewenste mail terecht komt te minimaliseren. 

De in te vullen velden zijn:

  • Emailadres: geef hier het emailadres op van waar de mails verzonden moeten worden
  • Wachtwoord: vul hier het wachtwoord in dat behoort bij het emailadres 
  • SMTP Server: vul hier het adres in van de SMTP server horend bij het emailadres. Bijvoorbeeld: smtp. gmail.com, smtp.office365.com etc
  • Poort: kies hier de poort waar de SMTP Server naar luistert in de communicatie voor het verkeer met het Emailadres

Instellingen Zendingen

Onder het kopje Bedrijfsgegevens zie je het kopje Zendingen. Hier staan de algemene instellingen voor zendingen.

  • Standaard weergave: Keuze om in het overzicht alle zendingen van vandaag te zien of van de laatste 7 dagen.
  • Standaard verzendoptie: Standaard wordt een zending zonder opties aangemaakt en kunnen gewenste opties per zending aangevinkt worden. Indien zendingen standaard met een specifieke optie verzonden moeten worden kunt u dat hier aangeven. Binnen specifieke zendingen kan weer van de standaard opties afgeweken worden.
  • Standaard bezorginstructie: Dit is een standaard instructie voor de bezorger.
  • Stuur emailadressen niet naar vervoerder: Deze instelling zorgt ervoor dat uw klanten geen notificaties van de vervoerder krijgen.
  • Referentie verplicht: Bij het aanmaken van een zending wordt een referentie dan verplicht gesteld. Mogelijk handig voor eigen administratie of om een zending eenvoudig te kunnen herleiden.
  • Referentie niet tonen op label: De referentie wordt standaard op het label getoond boven het afzenderadres. Dit kan ook uitgezet worden middels deze instelling.
Zending aanmaken
In het Zendingen scherm kunnen zendingen aangemaakt worden door te klikken op Nieuwe Zending.

Wanneer je de postcode en het huisnummer invult worden voor adressen met bestemming Nederland de straat en plaats automatisch ingevuld.

Na het invullen van het adres worden mogelijke productopties getoond die beschikbaar zijn voor dit adres. Dit kan bijvoorbeeld de optie aangetekend zijn, een brievenbuspakket, etc. Bij referentie kun je iets invullen voor je eigen administratie. Bij opmerkingen kan een opmerking worden toegevoegd voor de vervoerder. Het systeem kiest vervolgens automatisch op basis van de bestemming en de voorkeur een passende vervoerder voor je zending, tenzij er met de vervoerder is afgesproken dat dit een vrije keus is.

Zodra je op opslaan drukt komt de zending in het overzicht te staan.

Wijzigen: via het potloodje achter de zending kan de zending bekeken of bewerkt worden. Let op: dit kan alleen wanneer de zending nog niet definitief is.

Wanneer de zending geselecteerd is via de checkbox links dan verschijnen er diverse opties:

Kopieer zending: Hiermee kunt je een zending kopiëren, bijvoorbeeld als er meerdere pakketten naar hetzelfde adres zijn.

Verwijder zendingen: Hiermee kan een zending verwijderd worden. Let op: dit kan alleen wanneer de zending de status “aangemaakt” heeft. Bij de status “bevestigd” wordt de zending geannuleerd. Zendingen met een overige status kunnen niet verwijderd of geannuleerd worden.

Print zending labels: Hiermee wordt het label van een zending geprint. Het label wordt vervolgens in een nieuw tabblad in de browser geopend. Dit wordt in veel gevallen door de pop-up blocker van de browser tegengehouden. Pop-ups afkomstig van app.veloyd.nl dienen toegestaan te worden om alles goed te laten functioneren. Dit kan via de browserinstellingen, of de instellingen van eventueel geïnstalleerde extensies die pop-ups blokkeren. Wanneer het label is aangemaakt kan de zending niet meer worden gewijzigd. De zending is dan definitief. Door op het pijltje rechts van het print-icoon te klikken kun je kiezen of de labels op A6 of A4 papier worden afgedrukt. De laatst gekozen instelling wordt onthouden.

Wanneer je meerdere zendingen achter elkaar aanmaakt kun je onderaan het invoerscherm voor meerdere opties kiezen.

  • Opslaan: terug naar het zending overzicht. 
  • Opslaan + Print: de zending wordt meteen bevestigd en het label geopend.
  • Opslaan + Nieuw: de zending wordt opgeslagen (nog niet bevestigd) en een nieuwe zending pop-up wordt geopend.  
  • Opslaan + Print + Nieuw: de zending wordt meteen bevestigd en het label geopend, vervolgens kunt je meteen een nieuwe zending aanmaken.

Zendingen importeren / exporteren

Met de knop Importeren kun je een adressenlijst importeren. Dit kan middels een CSV bestand, puntkomma ( ; ) gescheiden. Van de adressen worden automatisch zendingen gemaakt. Zolang alle adresonderdelen (naam, postcode, huisnummer etc.) gescheiden zijn kan Veloyd deze gegevens uitlezen en kun je ze eenvoudig aan een juiste kolom toekennen.

Met de knop Exporteren worden de geselecteerde zendingen geëxporteerd in een CSV bestand. Dit bestand wordt direct gedownload, handig voor eigen administratie.

Track & Trace van zendingen

Alle zendingen krijgen een eigen Track & Trace code ongeacht de gekozen vervoerder. Door te klikken op de Track & Trace code kom je automatisch bij de Track & Trace pagina van de vervoerder.

In het tabblad Track & Trace kun je een Track & Trace email opstellen. Deze email wordt vervolgens standaard verzonden als het emailadres van de klant bij het aanmaken van een zending is ingevuld. Je kan het onderwerp en de tekst in de email zelf aanmaken. In de tekst kan zending specifieke informatie worden toegevoegd, zoals de Track & Trace code van de zending {trackTraceCode}, naam van de ontvanger {naam} etc.

Er kan ook een mail bericht worden opgesteld wanneer zendingen worden geannuleerd.

Monitoren van zendingen

Verzonden zendingen zijn op 3 manieren te monitoren. 

  1. Door de actuele status in uw overzicht te bekijken in de kolom Status. 
  2. Door op de Track & Trace link in het overzicht te klikken waarna je de Track & Trace pagina van de vervoerder te zien krijgt. 
  3. Door op het oogje achter de zending te klikken. Je ziet dan gedetailleerde informatie van de zending waaronder de zending-historie. Hier is ook de mogelijkheid om deze informatie direct naar iemand te mailen, bijvoorbeeld jezelf, een relatie of klant.

Zoeken en beheren van zendingen

Om een bepaalde zending te vinden, kun je op de overzichtspagina zoeken op een datum of periode. Vervolgens kiest je in welk veld of kolom je wilt zoeken. In het invoerveld typ je de gewenste zoekterm.

Zendingen in de tabel kun je sorteren door op de titel van de kolom te klikken. Via het menu met drie puntjes uiterst rechts kunnen er meerdere kolommen zichtbaar of onzichtbaar gemaakt worden.

Webshop koppelingen & Veloyd API

Veloyd biedt de mogelijkheid om voor bestellingen gedaan via diverse webshop-platforms rechtstreeks zendingen in Veloyd aan te maken. Via Koppelingen > Webshops is de installatiehandleiding te downloaden en kun je een eventuele plugin downloaden of de instellingen van de koppeling configureren. Het volgen van de stappen in de handleiding zorgt voor een koppeling.

Bij het menuknopje Koppelingen ziet u ook API staan. Hier kun je indien nodig zelf een API key genereren en de documentatie vinden om zelf een koppeling te bouwen.

Op dit moment kan veloyd koppelen met de volgende webshops:

  • Afosto
  • Bol.com
  • CCVShop
  • Exact online
  • Factif
  • GoedGepickt
  • Lightspeed
  • Magento 2
  • Mijnwinkel
  • Mijnwebwinkel
  • MyShop.com
  • Odoo
  • OpenCart
  • Picqer
  • PrestaShop
  • Shopforce
  • Shopify
  • Shoptrader
  • Shopware 6
  • Storekeeper
  • Woocommerce
  • Zupr

Adresboek

Het is mogelijk om bij het aanmaken van zendingen de adressen in een adresboek op te slaan, door bij het aanmaken van de zending Opslaan in adresboek te selecteren. Opgeslagen adressen kunnen worden ingezien of gewijzigd door via Instellingen > Adresboek op het potloodje achter het adres te klikken.